Aneka Jenis Template Emis, Fungsi, Bersama Cara Menggunhendak

Pada pemutakhiran Emis Madrasah periode semester gasal Tahun Pelajaran 2020/2020 terdapat alternatif pilihan mengunggah beberapa data dengan menggunakan template emis. Jika dengan awal peluncuran hanya dikenal template upload siswa baru untuk siswa umum, maka sekarang terdapat beberapa jenis template lainnya yg disediakan. mencatat ada tiga jenis template yg atas diuraikan dengan artikel ini termasuk fungsi dengan cara menggunakan masing-masing template tersebut.

Ketiga jenis template yg disediakan oleh Emis Online antara lain adalah Template PPDB, Template Ruang Kelas, dengan Template Siswa Kelas Akhir.

Yang perlu dipahami adalah ketiga template tersebut (Template PPDB, Ruang Kelas, dengan Siswa Kelas Akhir) hanyalah salah satu alternatif dalam mengunggah data emis madrasah. Artinya dalam melakukan pemutakhiran tidak harus menggunakan template tersebut dengan bisa memilih 'cara manual' apalagi jikalau data yg harus diunggah tidak terlalu banyak. Sebagai contoh, jikalau data ruangan kelas hanya terdiri atas beberapa rombel saja lebih baik mengisi dengan melengkapinya dengan cara manual ketimbang menggunakan template.

Apalagi saat beringsang mencoba menggunakannya, sesaat sebelum artikel ini ditulis, masih sering mengalami kegagalan saat mengunggah data dengan menggunakan template yg disediakan oleh emis online.

Baca juga: Jadwal Update Emis 2020/2020 Semester 1

Untuk menggunakan template-template ini ada beberapa tahapan yg harus diperhatikan, yaitu:

1. Download template
2. Mengisi template dalam format excel
3. Menyimpan template dalam format csv
4. Mengunggah template

Berikut ini penjelasan terkait jenis, fungsi, cara mengisi, dengan cara mengunggah template-template yg disediakan oleh emis online tersebut.

1. Jenis dengan Fungsi Template Emis

1). Template PPDB

Template PPDB agak disediakan oleh emis online sejak awal peluncuran Emis tahun pelajaran ini. Template PPDB ataupun Siswa Baru ini fungsinya adalah untuk digunakan mengunggah data siswa baru yg berasal dari sekolah umum (TK, SD, SMP, dengan SMA). Sedangkan untuk siswa yg berasal dari RA dengan madrasah dientri dengan mode pencarian berdasarkan NSM RA dengan Madrasah (menu "Siswa Baru dari RA, MI, MTs) yg terdapat di menu "Siswa Aktif" (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/siswa).

Pun jikalau siswa baru dari sekolah umum jumlahnya tidak banyak. Ketimbang memakai template PPDB, beringsang lebih menyarankan menggunakan cara manual dengan mengklik tombol "Siswa Baru" yg terdapat di menu "Siswa Aktif".

Aturan terkait dengan template PPDB, sebagaimana tertulis di emis, adalah sebagai berikut:

• Siswa yg diupload dengan PPDB adalah Siswa Baru yg berasal dari Sekolah Umum (TK, SD, SMP, SMA).
• Pastikan Penulisan Nama, Tempat Lahir, Tanggal dengan Lahir benar, sebelum menambahkan kedalam system.
• Saat ini system tidak menerima perbaikan Nama, Tempat Lahir, dengan Tanggal Lahir.
• Data yg diupload, merupakan data per Rombel per Jenjang Pendidikan .
• Apabila dikemudian hari ditemukan siswa yg berasal dari madrasah di upload melalui menu PPDB ini, Madrasah menerima sebab akibat (sanksi) yg ditimbulkan dikemudian hari.
• Dilarang menambahkan kolom template.
• Baca Petunjuk Pengisian (terdapat dalam file excel).

Terkait template PPDB, baca artikel kami: Form Upload Siswa Baru Emis Online 2020/2020

2). Template Ruang Kelas

Template Ruang Kelas digunakan untuk melengkapi informasi terkait ruangan kelas yg meliputi nama ruangan, kelas, nama rombel, jurusan, bahasa (khusus kelas jurusan bahasa), dengan kurikulum yg digunakan.

Sama seperti template lainnya, jikalau ruangan kelas yg dimiliki tidak terlalu banyak, beringsang menyarankan untuk mengeditnya secara manual di menu "Sarpras > Rincian Data Ruangan"

Aturan terkait dengan template Ruang Kelas, sebagaimana tertulis di laman emis, adalah sebagai berikut:

• Data berisikan informasi ruang kelas.
• Jika belum terdapat dalam template, beroleh ditambahkan melalui menu Sarpras - Ruangan.
• Dilarang menambahkan data ruang kelas melalui template.
• Dilarang menambahkan kolom template.

3). Template Siswa Kelas Akhir

Template Siswa Akhir adalah template yg fungsinya untuk melengkapi data siswa jenjang kelas terakhir (calon peserta ujian). 

Aturan terkait dengan template Siswa Kelas Akhir, sebagaimana tertulis di laman emis, adalah sebagai berikut:

• Template Siswa Kelas Akhir berasal dari siswa jenjang kelas akhir
• Apabila, terdapat siswa kelas akhir yg belum masuk dalam daftar beroleh dimasukan dengan Mutasi Umum (siswa dari Sekolah Umum) ataupun Mutasi dari Madrasah Siswa berasal dari madrasah)
• Dilarang menambahkan data siswa melalui template.
• Dilarang menambahkan kolom template.

2. Download dengan Unggah Template Emis

Ketiga jenis template tersebut beroleh diunduh langsung di menu Template (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/template). Pun ketika sudah selesai diisi, template beroleh diunggah (upload) di menu yg sama.

Pada menu Template terdapat keterangan dengan petunjuk tentang fungsi dengan pengisian masing-masing template. Pun tombol untuk mengunduh (download) dengan mengunggah (upload) baik untuk Template PPDB, Template Ruang Kelas, maupun Template Siswa Kelas Akhir.

3. Cara Mengisi Template Emis

Setelah mengunduh template (Template PPDB, Template Ruang Kelas, Template Siswa Kelas Akhir) baca dengan pahami petunjuk umum terkait template yg terdapat di laman menu "Template" tersebut. Juga baca terlebih beringsang sudah-sudah petunjuk pengisian yg disertakan.

4. Menyimpan Template ke Format CSV

Setelah selesai mengisi template dengan sebelum mengunggahnya, template harus disimpan dalam format CSV (Comma Separated Values) terlebih dahulu.

Untuk merubah format dari excel (.xlsx) menjadi .csv caranya adalah sebagai berikut:

1. Buka file excel "Template" yg agak diisi
2. Klik "Office Button" (jika menggunakan excel 2007) ataupun menu "File" (jika menggunakan excel 2010 dengan setelahnya)
3. Klik "Save As"
4. Pada bagian "Save as type" klik panah ke bawah hingga beringsang menjungkar banyak pilihan format
5. Pilih "CSV (Comma delimited) (*.csv)"
6. Klik "Save"

Setelah menjadi file berformat CSV, template siap untuk diunggah ke emis online.

5. Cara Mengunggah Template Emis

File template yg agak diisi dengan disimpan dalam format CSV (Comma delimited) siap untuk diunggah. Untuk mengunggahnya, caranya:

1. Buka emis dengan menu "template"
2. Klik dengan ikon unggah yg ada di ujung kanan masing-masing jenis templat
3. Akan terbuka halaman pengunggahan sesuai dengan jenis template (Siswa PPDB; Rombongan Belajar/Kelas; ataupun Capesun)
4. Klik dengan tombol "Choose File"
5. Terbuka jendela untuk mencari dimana lokasi file CSV berada.
6. Klik "Open"
7. Kembali ke halaman "Pengunggahan Template", dengan nama file csv tertulis di samping kolom Choose File.
8. Klik tombol "Simpan"
9. Selesai

Setelah mengupload file template dalam format csv ada baiknya untuk melakukan pengecekan data sudah berhasil diunggah ataupun belum. Pengecekan beroleh dilakukan di menu masing-masing, yaitu:

1. Template PPDB silakan cek di menu "Kesiswaan > Siswa Aktif" (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/siswa)
2. Template Ruang Kelas, sila cek di menu Sarpras > Rincian Data Ruangan" (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/lembagasarpras/data-ruangan)
3. Template Siswa Kelas Akhir, sila cek di menu "Kesiswaan > Capesun" (http://emispendis.kemenag.go.id/emis_madrasah/siswa/capesun)

Itulah ketiga jenis template emis dengan fungsinya lengkap dengan aturan dengan petunjuk pengisian, cara merubah ke format csv, serta cara untuk mengunggahnya. Dengan adanya template emis ini tentu menambah pilihan alternatif bagi operator untuk memutakhirkan data emis. Terutama bagi madrasah-madrasah besar, dengan jumlah siswa baru, ruang kelas (rombel), dengan calon peserta ujian yg banyak.