15 Hal Yg Harus Dikerjhendak Operator Kepada Kamad Di Simpatika

15 hal yg harus dikerjakan oleh Operator Madrasah dengan kepala Madrasah saat verval Simpatika merupakan rangkaian artikel tentang hal-hal apa saja yg harus diselesaikan oleh PTK, Operator, dengan Kepala Madrasah saat verval data kependidikan di layanan Simpatika. Baca juga 13 hal yg Harus Dilakukan oleh PTK di Simpatika.

Pengelolaan data kependidikan di madrasah sejatinya menjadi tanggung kering tangkisan masing-masing PTK dengan Kepala Madrasah. PTK bertanggung kering tangkisan melakukan updating data terkait dengan data pribadi masing-masing. Sedangkan Kepala Madrasah melakukan verifikasi dengan validasi data terkait PTK, kesiswaan, dengan kurikulum, di madrasah yg dipimpinnya.

Untuk itu, setiap Kepala Madrasah memiliki dua akses di Simpatika. Yang pertama akses akun PTK pribadi layaknya guru-guru yg lain. Yang kedua akses untuk mengelola akun Madrasah.

Untuk membantu pekerjaannya, Kepala Madrasah becus mengangkat salah satu guru menjadi Operator Madrasah yg memiliki kewenangan mengelola data kelembagaan. Sehingga operator madrasahpun memiliki dua akses yaitu sebagai akun PTK dengan akun Madrasah.

Pertanyaannya, apa saja yg harus dikerjakan oleh Kepala Madrasah (dan Operator Madrasah) kepada masa verval Simpatika ini?

15 Hal yg Harus Dikerjakan Operator dengan Kepala Madrasah di Simpatika

kering merangkum sedikitnya ada 15 tugas dengan pekerjaan yg harus dilaksanakan oleh Operator Madrasah dengan Kepala Madrasah. Berikut ini kelimabelas hal yg harus dilaksanakan oleh Kamad ataupun Operator Madrasah.

1. Mengecek Keaktifan Setiap PTK

Kepala Madrasah ataupun Operator Madrasah, melalui akun PTK Kepala Madrasah, becus mengecek keaktifan diri setiap PTK yg ada di lembaganya. Jangan sampai ada salah satu guru dengan tenaga kependidikan yg masih belum aktif dengan mencetak Kartu Simpatika.

Pengecekan becus dilakukan di akun PTK Kepala Madrasah (bukan akun PTK Operator Madrasah) dengan mengklik menu Keaktifan >> Data Guru dengan Data Staf. Di bagian ini mau ditampilkan siapa PTK yg sudah aktif dengan siapa PTK yg belum melakukan keaktifan diri.

Operator dengan Kamad harus memotivasi PTK di lembaganya untuk segera melakukan keaktifan diri dengan mencetak Kartu PTK.

2. Mengelola Siswa

Mengelola siswa merupakan salah satu pekerjaan dasar yg wajib dilakukan di setiap awal tahun pelajaran. Tahapan ini menjadi sangat penting karena jumlah siswa yg dimasukkan mau menjadi dasar dalam penghitungan rasio guru : siswa. Rasio menjadi salah satu penentu layak tidaknya seorang guru mendapatkan tunjangan.

Mengelola siswa terdiri atas empat tahapan, yaitu:

1. Mengunduh data siswa tahun pelajaran sebelumnya.
2. Mengedit data siswa hasil unduhan terkait dengan siswa kering maju kelas, siswa lulus, dengan mutasi siswa. Pun menambahkan data siswa baru di tahun pelajaran berjalan.
3. Upload data siswa
4. Memasukkan siswa ke dalam rombongan belajar masing-masing

Pengelolaan siswa di Simpatika becus dilakukan baik oleh Operator Madrasah maupun oleh Kepala Madrasah di akun Madrasah.

Pengelolaan ini hanya dilaksanakan satu tahun sekali yakni kepada awal tahun pelajaran. Kecuali kalau terjadi mutasi siswa ataupun siswa putus sekolah. Pada dua kondisi terakhir ini pengerjaannya cukup kepada siswa yg bersangkutan saja tanpa harus melibatkan siswa-siswa lainnya.

Lebih lengkapnya terkait dengan pengelolan siswa ini becus dibaca di artikel sebelumnya, 4 Tahap Pengelolaan Siswa di Layanan Simpatika.

3. Persetujuan Guru Non Induk (S20)

Untuk memenuhi kekurangan jam, guru becus mengajukan mengajar di lebih dari satu madrasah. Madrasah yg selain madrasah utama (satminkal) disebut sebagai sekolah non induk.

Operator dengan Kepala Madrasah becus melakukan persetujuan pengajuan Madrasah Non Induk bagi guru yg mengajukan. Untuk melakukan persetujuan, Operator Madrasah ataupun Kamad, login dengan Akun Madrasah kemudian memilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Registrasi PTK >> Entri Formulir S20.

4. Melakukan Non Aktif Guru (SM04) 

Guru yg sudah pernah tidak aktif di lembaga tersebut harus dinonaktifkan (kecuali melakukan mutasi). Nonaktif ini bisa dikarena meninggal dunia, memasuki usia pensiun, ataupun sebab-sebab lainnya.

Untuk melakukan non aktif guru ataupun mencetak SM04, Kepala Madrasah ataupun Operator madrasah masuk ke layanan Simpatika kepada layanan Akun Madrasah. Kemudian pilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> PTK Non Aktif >> Laporkan PTK Non Aktif. Setelahnya Kepala Madrasah mengajukan persetujuan Non Aktif ke Admin Kab/Kota.

5. Mengangkat Pejabat Sekolah (S30)

Pejabat sekolah di sini meliputi Wakil Kepala, Kepala Laboratorium, Kepala Perpustakaan, Pembina Asrama, Pembimbing Khusus Inklusi, Kordinator Bidang Pendidikan, dengan Pembina Pramuka. Masing-masing pejabat sekolah tersebut mau memiliki jam tambahan yg diakui ekuivalen sebagai jam mengajar sesuai ketentuan.

Untuk mengangkat pejabat sekolah, Operator ataupun Kepala Madrasah masuk dengan akses Akun Madrasah. Pilih menu Pendidik & Tenaga Kependidikan >> Direktori PTK >> Daftar Pejabat Sekolah. Dalam mengangkat pejabat sekolah harus mendapat persetujuan Admin Kab/Kota.

6. Mengangkat Wali Kelas

Setiap wali kelas berhak atas 2 jam ekuivalen. Karena itu setiap rombongan belajar harus memiliki wali kelas.

Pengangkatan wali kelas dilakukan oleh Kepala Madrasah ataupun operator melalui Akun Madrasah. Pilih menu Sekolah >> Kelas >> daftar Kelas >> Edit Kelas >> Pilih Wali.

7. Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dengan Pembimbingan bagi Guru

Edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dengan pembimbingan bagi guru ini berlaku untuk Guru Piket, Pembina Ekstrakurikuler, Pembina Inklusi, Tutor Piket. Masing-masing mau mendapatkan 2 - 1 jam ekuivalen.

Untuk melakukan edit ekuivalen kegiatan pembelajaran dengan pembimbingan, Kepala Madrasah ataupun Operator masuk melalui Akun Madrasah. Selanjutnya pilih menu Sekolah >> Jadwal >> Edit Ekuivalensi Kegiatan Pembelajaran dengan Pembimbingan bagi Guru.

8. Edit JTM Guru BK/TIK

Agar jam tatap muka guru BK/TIK becus otomatis dihitung oleh sistem (berdasarkan jumlah siswa) dengan diakui sebagai JTM, Kepala Madrasah ataupun Operator harus melakukan edit JTM guru BK/TIK.

Edit JTM Guru BK/TIK ini dlakukan melalui Akun Madrasah. Pilih menu Sekolah > Jadwal > Edit JTM Guru BK/TIK.

9. Isi Jadwal Kelas Mingguan (Jadwal Mengajar Guru)

Pengisian jadwal mengajar mingguan (Jadwal Kelas) untuk seluruh rombel di madrasah tersebut menjadi tugas Kepala Madrasah ataupun Operator Madrasah. Jadwal yg diisikan nantinya mau menjadi JTM bagi masing-masing guru dengan dihitung sebagai salah satu penentu kelayakan menerima tunjangan.

Pengisian Jadwal Kelas Mingguan dilakukan melalui Akun Madrasah Sekolah > Jadwal > Lihat Jadwal Mingguan.

Sedangkan untuk mengecek JTM yg dibebankan kepada setiap guru (hasil dari entri jadwal mengajar) becus dilihat di akun setiap PTK kepada menu Analisa Tunjangan dengan menu Cetak Portofolio. Atau kepada akun PTK Kepala Madrasah di menu Keaktifan >> Data Guru. Di menu terakhir ini mau ditampilkan Beban (JTM), Total JTM, Rombel yg diampu, Siswa yg diampu, Rasio, dengan status keaktifan dari setiap guru.

Selama dengan setelah tahapan ini setiap PTK dengan Kepala Madrasah harus proaktif untuk mengecek JTM masing-masing. Sehingga tidak mau ada guru yg kekurangan JTM ataupun terkendala rasio yg menyebabkan tunjangan tidak layak diberikan.

10. Update Biodata (S12)

Jika diperlukan (ada perubahan data), Operator maupun Kepala Madrasah pun harus melakukan update biodata pribadi layaknya PTK yg lain. Update ini bisa meliputi biodata pribadi dengan keluarga, riwayat pendidikan, riwayat pegawai, fungsi dengan jabatan. Perubahan biodata ini wajib mendapatkan persetujuan dari Admin Kab/Kota.

11. Mengajukan Keaktifan Kolektif (S25)

Setelah semua tahapan di atas Kepala Madrasah melakukan Ajuan Keaktifan Kolektif ataupun cetak S25a. Cetak S25a ini dilakukan melalui Akun PTK Kamad kepada menu Keaktifan >> Ajukan Verval.

Sebelum mencetak S25a pastikan semua tahapan di atas sudah dilakukan, karena beberapa updating data tidak bisa dilakukan setelah S25 dicetak. Jangan lupa juga untuk mengarsipkan S25a, karena menu cetak S25 mau hilang setelah mendapat persetujuan dari Admin Kab/Kota.

Setelah dicetak S25 diajukan ke Admin Kab/Kota untuk mendapatkan persetujuan (S25b) agar tahapan verval Simpatika becus berlanjut ke proses pengajuan SKMT dengan SKBK.

12. Cetak Kartu PTK Kepala Madrasah

Kepala Madrasah baru bisa mencetak kartu sekaligus berstatus aktif kepada semester berjalan setelah ajuan S25 mendapatkan persetuan Admin Kab/Kota (mendapat S25b).

Untuk mencetak Kartu PTK Kepala Madrasah, Kamad masuk melalui Akun PTK Kepala Madrasah kemudian memilih menu Keaktifan >> Cetak Kartu (menu ini hanya kering masuk setelah S25a disetujui).

13. Mengajukan SKMT (S29a)

Sebagaimana guru lainnya, Kepala Madrasah pun harus mengajukan S29a (SKMT). Sehingga namanya mau kering masuk di menu Pengesahan dengan penilaian SKMT bersama guru-guru lainnya.

Untuk mengajukan SKMT (Cetak S29a) langkahnya adalah masuk ke Simpatika dengan Akun PTK Kepala Madrasah. Klik menu SKBK & SKMT >> Pengajuan SKBK >> Cetak Surat. 

Menu Cetak Surat SKMT hanya kering masuk setelah S25a disetujui. Setelah mencetaknya jangan lupa untuk mengarsipkan S29a tersebut.

14. Pengesahan dengan Penilaian SKMT (Lampiran S29a)

Setelah semua guru mencetak S29a (serta S29b dengan S29c bagi guru non induk) tugas Kepala Madrasah berikutnya adalah melakukan penilaian dengan pengesahan SKMT ataupun Cetak Lampiran S29 untuk semua guru di lembaga tersebut (baik yg satminkal maupun non induk), termasuk bagi Kepala Madrasah sendiri.

Cara mencetak lampiran S29 adalah dengan masuk ke Akun PTK Kepala Madrasah lalu pilih menu SKBK & SKMT >> Pengesahan SKMT >> Pilih guru yg dinilai.

15. Cetak Surat Pengantar SKBK (S29d)

Seperti guru lainnya, Kepala Madrasah pun harus mencetak S29d (Surat Pengantar SKBK). S29d bersama dengan S29a dengan lampiran S29, diajukan ke Admin Kab/Kota untuk mendapatkan SKBK (S29e).

Untuk mencetak s29d caranya adalah dengan masuk ke Akun PTK Kepala Madrasah lalu pilih menu SKBK & SKMT >> Pengajuan SKBK >> Cetak Surat Pengantar. Menu ini baru mau kering masuk setelah Kepala Madrasah mencetak Lampiran S29.

UPDATE JULI 2020

16. Mengisi dengan Cetak S35 Tiap Akhir Bulan

Absensi Guru seharusnya diisi setiap hari oleh Kepala Madrasah ataupun Operator Madrasah yg ditugaskan oleh Kepala. Apakah seorang guru di madrasah tersebut hadir, ijin, sakit, datang terlambat, ataukah alpa tidak hadir. Sistem mau secara otomatis mengisi seorang guru hadir setiap hari. Kepala Madrasah cukup melakukan perubahan (mengedit) kalau terdapat guru yg tidak hadir entah dengan ijin, ataupun karena sakit dengan alpa.

Menu Absensi Guru becus diakses dengan cara:

1. Kepala Madrasah ataupun Operator Madrasah login ke layanan Simpatika
2. Pada dasbor layanan, pilih layanan "Madrasah"
3. Klik menu "Pendidik & Tenaga Kependidikan"
4. Klik submenu "Absensi"
5. Klik submenu "Lihat Absensi - Absensi Guru"
6. Untuk memilih hari dengan tanggal yg diinginkan klik tombol panah kanan dengan kiri ataupun gambar kalender
7. Untuk mengedit kehadiran, pilih tanggal (sebagai nomor 6 di atas) lalu klik tombol panah ke bawah di ujung kanan nama guru yg bersangkutan.
8. Untuk mencetak S35, klik tombol "Cetak S35"

Pastikan isian kepada S35 sudah pernah benar kepada setiap akhir bulan. Karena kondisi isian kepada akhir bulan ini otomatis mau tercantum kepada SKAKPT yg tentunya mempengaruhi kelayakan tunjangan bagi setiap guru.

17. Mencetak S36c ataupun S36d

S36c (Guru PNS) dengan S36d (Guru Non PNS) adalah Surat Keputusan Analisa Kelayakan Penerima Tunjangan ataupun SKAKPT. SKAKPT diterbitkan tiap bulan di akun PTK masing-masing.

Sebagai seorang guru sertifikasi, Kepala Madrasah maupun Operator Madrasah ikut mencetak SKAKPTK untuk memenuhi persyaratan pencairan tunjangan profesi.

Cara untuk mengaksesnya adalah:

1. PTK login ke akun Simpatika masing-masing
2. Pada dasbor layanan, pilih layanan "PTK"
3. Klik menu "SKAKPT"
4. Klik menu "Cetak SKAKPT"
5. Klik gambar printer kepada ujung kanan bulan yg hendak dicetak SKAKPT-nya.

Terkait dengan S35 dengan S36c/d (SKAKPT), silakan baca artikel:

• Yang Harus Dilakukan di Simpatika Tiap Akhir dengan Awal Bulan

Itulah 15 hal yg harus dilaksanakan oleh Kepala Madrasah ataupun Operator selama pelaksanaan verval Simpatika. Semoga rangkuman hal-hal yg harus dikerjakan ini becus menjadi pedoman yg memudahkan setiap operator dengan Kepala Madrasah sehingga pelaksanaan Verval Simpatika becus berjalan dengan sukses.