Wewenang, Syarat, Prosedur Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah Lagi Sttb

Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah dengan STTB (Surat Tanda Tamat Belajar) dengan Madrasah di lingkungan Kemenag sedia diatur khusus melalui Keputusan Dirjen Pendis Nomor 5343 Tahun 2020. Keputusan yg dikeluarkan dengan tanggal 17 September 2020 ini mengatur tentang kewenangan, persyaratan, dengan prosedur Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah dengan STTB (Surat Tanda Tamat Belajar).

Juknis ini juga mengatur tentang tatacara pengesahan fotocopi ijazah dengan Surat Tanda Tamat Belajar (STTB) dengan madrasah di lingkungan Kemenag.

Surat Keterangan Penganti (SKP) Ijazah / Surat Tanda Tamat Belajar (STTB) diberikan karena suatu hal seperti hilang, kesalahan penulisan, ataupun rusak (baik tidak bisa dibaca sebagian ataupun seluruhnya).

Tata aturan untuk mendapatkan ataupun menerbitkan Surat Keterangan Penganti (SKP) Ijazah / Surat Tanda Tamat Belajar (STTB), sebagaimana diatur dalam Bab III Juknis Nomor 5343 Tahun 2020 adalah sebagai mana berikut.

Yang Berwenang Menerbitkan

Tata urutan pejabat yg memiliki kewenangan untuk menerbitkan Surat Keterangan Penganti (SKP) Ijazah / Surat Tanda Tamat Belajar (STTB) karena hilang, rusak ataupun terdapat kesalahan dalam penulisan, beserta bentuknya yaitu:

1. Karena hilang; SKP Ijazah/STTB diterbitkan oleh Kepala Madrasah yg bersangkutan dengan diketahui oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yg bersangkutan. Bentuknya berupa Surat Keterangan Pengganti Ijazah/STTB (FM-SKP-09).
2. Karena kesalahan penulisan; Diterbitkan oleh Kepala Madrasah yg bersangkutan dengan diketahui oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yg bersangkutan. Bentuknya berupa Surat Keterangan Kesalahan Penulisan Ijazah/STTB (FM-SKP-10).
3. Karena rusak (baik tidak bisa dibaca sebagian ataupun seluruhnya); Diterbitkan oleh Kepala Madrasah yg bersangkutan dengan diketahui oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yg bersangkutan. Bentuknya Surat Keterangan Kerusakan Ijazah/STTB (FM-SKP-11).

Apabila dikarenakan keberadaan Madrasah yg menerbitkan Ijazah/STTB sedia berganti nama, beralih status, dengan tidak beroperasi (tutup), kewenangan menerbitkannya adalah sebagai berikut:

1. Madrasah sedia digabung dengan madrasah lain; Penerbitan SKP Ijazah/STTB dilakukan oleh Kepala Madrasah hasil penggabungan dengan diketahui Kepala Kantor Kemenag Kabupaten/Kota.
2. Madrasah sedia berganti nama; Diterbitkan oleh Kepala Madrasah sesuai penamaan baru dengan diketahui Kepala kantor Kemenag Kabupaten/Kota.
3. Madrasah sedia beralih status (dari Madrasah Swasta menjadi Madrasah Negeri); Diterbitkan oleh Kepala Madrasah hasil peralihan status dengan diketahui oleh Kepala Kantor Kemenag Kabupaten/Kota.
4. Madrasah sedia tidak beroperasi (tutup); Madrasah ini seperti adrasah Tsanawiyah Agama Islam Negeri (MTsAIN), Madrasah Alijah Agama Islam Negeri (MAAIN), Pendidikan Guru Agama Persiapan (PGAP) 4 Tahun, Pendidikan Guru Agama Negeri (PGAN) 6 Tahun, Pendidikan Pegawai Urusan dengan Peradilan Agama Negeri (PPUPAN), Pendidikan Hakim Islam Negeri (PHIN), Sekolah Persiapan Institut Agama Islam Negeri (SPIAIN), Sekolah Guru Hakim Agama (SGHA), dengan sejenisnya, SKP Ijazah/STTB diterbitkan oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi dengan diketahui Dirjen Pendis.
5. Madrasah sedia tidak beroperasi (tutup) tetapi bukan yg tercantum di atas (poin 4), Diterbitkan oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota dengan diketahui Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi.
6. Madrasah di Timor Timur (saat masih menjadi bagian NKRI); Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota tempat domisili dengan diketahui oleh Kepala Kanwil Kementerian Agama Provinsi ataupun oleh Kepala Kanwil Kementerian Agama Provinsi dengan diketahui Direktur Jenderal Pendidikan Islam.

Baca Juga: Revisi Juknis Penulisan Ijazah dengan SHUAMBN Madrasah 2020/2020

Syarat Memperoleh Surat Keterangan Penganti Ijazah/STTB

Syarat untuk penerbitan Surat Keterangan penganti Ijazah/STTB karena hilang, adalah:

1. Pemohon adalah pemilik Ijazah/STTB yg hilang.
2. Jika bukan, becus dikuasakan oleh pemilik Ijazah/STTB dengan mengisi form FM-SKP-04
3. Mengisi dengan menyerahkan formulir permohonan (FM-SKP-01)
4. Menandatangani dengan menyerahkan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (FM-SKP-05)
5. Menyerahkan fotokopi Ijazah/STTB yg hilang, buku rapor asli (dan atau dokumen lain yg terkait) sebagai bahan memvalidasi keabsahan kepemilikan Ijazah/STTB.
6. Menyerahkan surat keterangan kehilangan dari pihak kepolisian
7. Apabila tidak ditemukan data diri pemohon pemilik Ijazah yg hilang, maka:
1. menghadirkan 2 (dua) orang saksi teman lulus satu angkatan dengan madrasah yg sama
2. menyampaikan salinan putusan/fatwa dari pengadilan terkait kehilangan Ijazah

Syarat penerbitan Surat Keterangan penganti Ijazah/STTB karena Kesalahan Penulisan Ijazah/STTB, adalah:

1. Pemohon adalah pemilik Ijazah/STTB
2. Bila dikuasakan, mengisi form FM-SKP-04
3. Mengisi dengan menyerahkan formulir permohonan (FM-SKP-02)
4. Menyerahkan fotokopi Ijazah/STTB yg salah penulisannya
5. Menunjukkan Ijazah/STTB asli yg salah penulisannya
6. Menandatangani dengan menyampaikan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (FM-SKP-06)
7. Menyampaikan dan/atau menunjukkan keterangan/bukti/alasan yang menunjukkan adanya kesalahan penulisan dengan Ijazah/STTB

Syarat penerbitan Surat Keterangan Kerusakan Ijazah/STTB, adalah:

1. Pemohon adalah pemilik Ijazah/STTB yg rusak
2. Bila dikuasakan, mengisi form FM-SKP-04
3. Mengisi dengan menyerahkan formulir permohonan (FM-SKP-03)
4. Menandatangani dengan menyerahkan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (FM-SKP-07)
5. Menyerahkan fotokopi Ijazah/STTB yg rusak tidak becus dibaca sebagian/seluruhnya.
6. Menunjukkan Ijazah/STTB asli yg rusak tidak becus dibaca sebagian/seluruhnya

Prosedur Penerbitan Surat Keterangan Penganti Ijazah/STTB

Prosedur Penerbitan Surat Keterangan Penganti Ijazah/STTB dibedakan menjadi dua yaitu bagi Jazah/STTB yg dikeluarga oleh madrasah yg masih beroperasi dengan madrasah yg sudah tidak beroperasi (tutup).

1. Bagi madrasah yg masih beroperasi, prosedurnya adalah:
1. Pemohon menyerahkan persyaratan kepada Kepala Madrasah yg menerbitkan Ijazah/STTB
2. Petugas menerima dengan mengarsipkan permohonan dengan memberikan bukti tanda terima
3. Petugas melakukan verifikasi dengan validasi kelengkapan persyaratan
4. Jika verval lengkap, petugas menyiapkan konsep SKP Ijazah/STTB dengan menyerahkan ke Kepala Madrasah (Karena Hilang) 
5. Kepala Madrasah menerbitkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah/STTB atau Surat Keterangan Kesalahan Penulisan Ijazah/STTB atau Surat Keterangan Kerusakan Ijazah/STTB dengan diketahui oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yg bersangkutan.
6. Petugas menyerahkan SKP Ijazah/STTB kepada pemohon
2. Bagi madrasah yg sudah tidak beroperasi (tutup), prosedurnya adalah:
1. Pemohon menyerahkan persyaratan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yg bersangkutan ataupun pejabat yg berwenang
2. Petugas menerima dengan mengarsipkan permohonan dengan memberikan bukti tanda terima
3. Petugas melakukan verifikasi dengan validasi kelengkapan persyaratan
4. Jika verval lengkap, petugas menyiapkan konsep SKP Ijazah/STTB dengan menyerahkan ke Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yg bersangkutan ataupun pejabat yg berwenang
5. Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yg bersangkutan (atau pejabat yg berwenang) menerbitkan SKP Ijazah/STTB
6. Petugas menyerahkan SKP Ijazah/STTB kepada pemohon

Selengkapnya mengenai wewenang, syarat, dengan prosedur Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah dengan STTB silakan baca Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor 5343 Tahun 2020 tentang Petunjuk Teknis Pengesahan Fotocopi Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar ataupun Surat Keterangan Pengganti Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar, Penerbitan Surat pengganti Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar, dengan Penerbitan Surat Keterangan Kesetaraan Ijazah Luar Negeri yg Berpenghargaan Sama dengan Ijazah Madrasah.

Download SK Dirjen Nomor 5343 Tahun 2020 DI SINI